La presente politica è stata redatta con l’intento di definire e formalizzare l’impegno della “Canadian Chamber in Italy” (di seguito denominata “l’Associazione”) con sede in Via Biancamano, 25 – 00185 Roma, nella prevenzione e nel contrasto del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo. Questo documento riflette il nostro impegno costante a operare con integrità e trasparenza in tutte le nostre attività, in particolare nell’accettazione e gestione delle donazioni.

Lo scopo principale di questa politica è duplice: in primo luogo, stabilire procedure chiare ed efficaci per identificare, valutare e gestire i rischi associati al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo. In secondo luogo, assicurare che l’Associazione operi in piena conformità con tutte le leggi, i regolamenti e le linee guida nazionali e internazionali pertinenti in materia di antiriciclaggio e antiterrorismo.

Riconosciamo che il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo rappresentano minacce significative per l’integrità del sistema finanziario globale e per la sicurezza delle comunità a livello internazionale. Pertanto, l’Associazione si impegna a implementare strategie preventive, procedure di controllo e meccanismi di segnalazione per contrastare queste attività illecite.

Attraverso la nostra politica antiriciclaggio, ci proponiamo di:

• Stabilire un quadro solido per l’identificazione e la verifica dell’identità dei donatori e la provenienza delle loro donazioni.
• Implementare sistemi di monitoraggio per rilevare e segnalare qualsiasi attività sospetta.
• Assicurare che tutti i membri, i dipendenti e i volontari dell’Associazione siano adeguatamente formati e informati riguardo ai loro ruoli e responsabilità in relazione alla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo.
• Mantenere un alto livello di conformità con le normative vigenti, adattando le nostre procedure in base ai cambiamenti legislativi e alle migliori pratiche del settore.

Questa politica rappresenta un elemento essenziale della nostra missione e dei nostri valori, e ci impegniamo a revisionarla e aggiornarla regolarmente per garantire che resti efficace e rilevante.

Per garantire la chiarezza e la comprensione uniforme dei termini utilizzati in questa politica, forniamo le seguenti definizioni:

2.1 Donazione: Una donazione è un contributo volontario in denaro, beni o servizi, senza aspettativa di compensazione, beneficio diretto o contraccambio. Le donazioni possono essere effettuate da individui, imprese, enti governativi o altre organizzazioni.

2.2 Riciclaggio di denaro: È il processo di trasformazione dei proventi di attività criminali in fondi o investimenti apparentemente legittimi. Il riciclaggio di denaro è un crimine che coinvolge tre fasi distinte: la collocazione (introduzione dei proventi illeciti nel sistema finanziario), lo strato (complicazione della tracciabilità dei proventi attraverso una serie di transazioni o conversioni), e l’integrazione (reinserimento dei proventi nel sistema economico come fondi apparentemente legittimi).

2.3 Finanziamento del terrorismo: Si riferisce a qualsiasi forma di finanziamento, diretta o indiretta, che viene utilizzata o destinata a essere utilizzata per supportare attività terroristiche. Questo include il finanziamento di organizzazioni, individui o attività che intendono perpetrare atti di terrorismo, indipendentemente dalla fonte dei fondi.

2.4 Donazione sospetta: Una donazione sospetta è qualsiasi contributo finanziario o di altro genere all’Associazione che suscita dubbi o preoccupazioni riguardo alla sua origine, alla sua finalità o alla sua legittimità. Questo può includere, ma non è limitato a, donazioni di importo insolitamente elevato, donazioni provenienti da fonti anonime o da paesi ad alto rischio, o donazioni che sono condizionate o associate a richieste atipiche o non conformi alle pratiche standard dell’Associazione.

2.5 Persona politicamente esposta (PEP): Si riferisce a individui che ricoprono o hanno ricoperto importanti funzioni pubbliche, come Capi di Stato, alti funzionari governativi, leader politici, importanti dirigenti di partiti politici, e funzionari di alto livello di organizzazioni internazionali. Le persone politicamente esposte sono considerate ad alto rischio nel contesto del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo a causa della loro posizione e dell’influenza che possono esercitare.

2.6 Proventi di attività criminali: Si riferisce a qualsiasi bene o valore derivante direttamente o indirettamente da attività criminose. Questo include, ma non è limitato a, guadagni ottenuti attraverso il traffico di droga, la corruzione, il furto, la frode e altre forme di attività illecite.

2.7 Rifiuto di donazioni in contanti: La “Canadian Chamber in Italy” non accetta donazioni in contanti. Questa politica è adottata per ridurre il rischio di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo, che è spesso più elevato in transazioni in contanti. Invece, incoraggiamo i donatori a utilizzare metodi di pagamento tracciabili e trasparenti, come bonifici bancari, pagamenti con carta di credito, assegni o altre forme di pagamento elettronico.

La “Canadian Chamber in Italy” adotta i seguenti principi fondamentali nella gestione delle donazioni, per garantire l’adesione a elevati standard etici e legali, nonché per prevenire il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo:

3.1 Trasparenza: Ci impegniamo a garantire la massima trasparenza nella raccolta, gestione e utilizzo delle donazioni. Ciò include una comunicazione chiara e onesta con i donatori e la chiara indicazione di come le donazioni vengano impiegate per raggiungere gli obiettivi dell’Associazione.

3.2 Responsabilità: L’Associazione si assume la piena responsabilità nel garantire che tutte le donazioni siano accettate e gestite in conformità con le leggi e i regolamenti vigenti, nonché secondo le migliori pratiche del settore. Questo include la corretta documentazione delle donazioni, la loro registrazione e la segnalazione di qualsiasi attività sospetta alle autorità competenti, se previsto dalle vigenti normative.

3.3 Integrità: Manteniamo un impegno fermo nei confronti dell’integrità in tutte le nostre operazioni. Ciò significa rifiutare donazioni che potrebbero risultare da attività illecite, che sono in conflitto con i nostri valori o che potrebbero compromettere la nostra indipendenza o reputazione.

3.4 Conformità legale: Ci impegniamo a operare in piena conformità con le normative antiriciclaggio e antiterrorismo a livello locale, nazionale e internazionale. Questo include l’aggiornamento regolare delle nostre politiche e procedure per riflettere eventuali cambiamenti nella legislazione e nelle normative.

3.5 Diligenza nell’accettazione di donazioni: Eseguiamo controlli adeguati ad accertare la provenienza delle donazioni, in particolare per quelle di importo superiore a €.1000,00 (euro mille/00) o provenienti da fonti potenzialmente ad alto rischio.

3.6 Formazione e sensibilizzazione: Garantiamo che il nostro personale e i volontari siano formati regolarmente e siano consapevoli delle politiche e delle procedure relative al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo, nonché delle loro responsabilità in quest’ambito.

3.7 Gestione dei rischi: Valutiamo e gestiamo proattivamente i rischi associati al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo, adottando misure appropriate per mitigare tali rischi.

3.8 Revisione e miglioramento continuo: Ci impegniamo a rivedere periodicamente la nostra politica e le nostre pratiche per garantire che rimangano efficaci e pertinenti, apportando miglioramenti laddove necessario.

Per assicurare la conformità con le leggi antiriciclaggio e prevenire il finanziamento del terrorismo, è fondamentale che la “Canadian Chamber in Italy” attui procedure efficaci per l’identificazione e la verifica dell’identità dei donatori. Questo capitolo delinea le procedure che l’Associazione seguirà per ogni donazione ricevuta.

4.1 Raccolta di informazioni personali: Per ogni donazione, raccoglieremo informazioni personali basilari del donatore. Questo include, ma non è limitato a, nome completo, indirizzo, data di nascita, nazionalità, codice fiscale e numero di telefono o e-mail. Nel caso di donatori giuridici (come aziende o enti), raccoglieremo informazioni sull’entità, inclusi il nome dell’entità, l’indirizzo della sede legale, e i dettagli dei rappresentanti autorizzati.

4.2 Verifica dei documenti d’identità: Per i donatori individuali, richiederemo e verificheremo un documento d’identità valido (come passaporto, carta d’identità nazionale). Per i donatori giuridici, richiederemo e verificheremo la documentazione ufficiale che attesta l’esistenza legale dell’entità (come certificato di registrazione aziendale) ed i documenti d’identità dei rappresentanti autorizzati.

4.3 Controlli su liste di sanzioni e PEP: Effettueremo controlli su liste di sanzioni internazionali e nazionali attingendo informazioni dalla rete internet, per assicurarci che i donatori non siano soggetti a sanzioni o non siano coinvolti in attività criminali. Inoltre, verificheremo se il donatore è una Persona Politicamente Esposta (PEP), e in tal caso adotteremo misure di diligenza aggiuntive a causa dell’aumentato rischio di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo.

4.4 Registrazione e conservazione delle informazioni: Tutte le informazioni raccolte saranno registrate in modo accurato e conservate in conformità con le leggi sulla privacy e sulla conservazione dei dati. Questi dati saranno utilizzati esclusivamente per scopi di conformità e non saranno divulgati a terzi, salvo che in conformità con le leggi applicabili o su richiesta delle autorità competenti.

4.5 Valutazione del rischio del donatore: Ogni donatore sarà valutato in base a un modello di rischio che considera vari fattori, come l’importo della donazione, il paese di origine, e la presenza in liste di sanzioni o PEP. Questo aiuterà a determinare il livello di diligenza necessario per ogni donatore.

4.6 Procedure per donazioni di alto rischio: Nel caso di donazioni identificate come ad alto rischio, adotteremo procedure di diligenza aggiuntive, che possono includere ulteriori indagini sull’origine dei fondi e l’approvazione da parte della direzione dell’Associazione prima dell’accettazione della donazione.

La “Canadian Chamber in Italy” si impegna a monitorare attentamente tutte le transazioni di donazione per identificare eventuali attività sospette, che possono indicare il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo. Il monitoraggio efficace delle transazioni è un componente fondamentale delle nostre procedure di conformità antiriciclaggio.

Procedura di Monitoraggio:

5.1 Sorveglianza continua: Tutte le transazioni di donazione saranno soggette a sorveglianza continua per individuare eventuali segnali di allerta o attività insolite. Questo include, ma non è limitato a, donazioni di importo insolitamente elevato, transazioni ripetute a breve intervallo, o donazioni provenienti da paesi o entità giuridiche ad alto rischio.

5.2 Analisi delle transazioni: Analizzeremo le transazioni per individuare modelli insoliti o anomalie. Questo può includere l’analisi di frequenza, importo, origine e destinazione delle donazioni.

5.3 Verifica delle fonti di fondi: Per transazioni di importo significativo o in casi dove la fonte dei fondi non è chiara, effettueremo verifiche supplementari per determinare la provenienza dei fondi. Questa attività includerà richieste di informazioni aggiuntive al donatore.

5.4 Lista di controllo per attività sospette: Svilupperemo e manterremo una lista di controllo per attività sospette, basata sui criteri stabiliti dalle leggi antiriciclaggio. Questa lista di controllo sarà utilizzata per valutare ogni transazione.

5.6 Procedure di escalation: In caso di rilevamento di un’attività sospetta, la transazione sarà immediatamente segnalata ai responsabili interni all’associazione per un’ulteriore valutazione e, se necessario, per la segnalazione alle autorità competenti, nelle modalità previste dalle vigenti normative.

5.7 Formazione del personale: Il personale coinvolto nel processo di donazione riceverà formazione regolare sulle tecniche di monitoraggio delle transazioni e sul riconoscimento di attività sospette.

5.8 Registrazione e conservazione dei dati: Tutte le transazioni saranno registrate e conservate per un periodo di tempo conforme ai requisiti legali. Questi registri includeranno dettagli completi delle transazioni, comprese le verifiche effettuate e i risultati dell’analisi.

5.9 Revisione e aggiornamento delle procedure: Le procedure di monitoraggio delle transazioni saranno periodicamente riviste e aggiornate per assicurare che rimangano efficaci e conformi alle normative antiriciclaggio in continua evoluzione.

La “Canadian Chamber in Italy” riconosce l’importanza di mantenere la sua politica antiriciclaggio aggiornata e conforme alle leggi vigenti e alle migliori pratiche del settore. Di conseguenza, ci impegniamo a una revisione e aggiornamento periodici della nostra politica.

Procedura di Revisione e Aggiornamento:

6.1 Frequenza di revisione: La politica antiriciclaggio sarà sottoposta a revisione almeno una volta all’anno. Tuttavia, revisioni straordinarie possono essere convocate in risposta a significativi cambiamenti normativi, nuove minacce o vulnerabilità identificate, o a seguito di eventi interni o esterni rilevanti.

6.2 Responsabilità per la revisione: Il compito di guidare la revisione della politica sarà affidato ad un responsabile interno scelto tra i membri del Consiglio Direttivo.

6.3 Analisi dei cambiamenti normativi e delle pratiche del settore: Parte essenziale della revisione sarà l’analisi delle recenti evoluzioni nelle leggi antiriciclaggio, nelle normative internazionali, e nelle migliori pratiche del settore. Ciò garantirà che la nostra politica rimanga in linea con gli standard attuali.

6.4 Coinvolgimento e formazione del personale: Tutti i cambiamenti apportati alla politica saranno comunicati chiaramente al personale e/o volontari dell’Associazione. Gli stessi saranno anche formati su qualsiasi nuova procedura o aspetto della politica per garantire una comprensione e attuazione uniformi.

6.5 Documentazione e archiviazione delle revisioni: Ogni revisione della politica sarà documentata in dettaglio, inclusa una descrizione delle modifiche apportate, delle ragioni per tali cambiamenti e delle date in cui le revisioni entrano in vigore. Questi documenti saranno archiviati per scopi di tracciabilità e revisione futura.

6.6 Feedback e miglioramento continuo: Durante il processo di revisione, incoraggeremo il feedback da parte del personale, dei donatori e di altre parti interessate per assicurare che la politica sia pratica, efficace e rispondente alle esigenze dell’Associazione.

6,7 Approvazione della politica aggiornata: Una volta completata la revisione, la politica aggiornata sarà sottoposta all’approvazione del consiglio direttivo dell’Associazione prima della sua implementazione.

La “Canadian Chamber in Italy” si impegna a mantenere una documentazione accurata e dettagliata di tutte le transazioni di donazione e delle procedure di verifica dei donatori. La conservazione dei registri è fondamentale non solo per la conformità con le leggi antiriciclaggio, ma anche per garantire la trasparenza e la responsabilità nell’ambito delle nostre operazioni.

Procedure di Conservazione dei Registri:

7.1 Tipi di registri conservati: Conserveremo registri dettagliati che includono, ma non si limitano a, informazioni sul donatore, copie di documenti d’identità verificati, dettagli delle transazioni di donazione, risultati di eventuali controlli su liste di sanzioni o PEP, e segnalazioni di attività sospette.

7.2 Periodo di conservazione: I registri saranno conservati per un periodo di tempo non inferiore a 10 anni, in conformità con le disposizioni normative italiane in materia di antiriciclaggio. Questo periodo inizia dalla data della transazione o dalla conclusione del rapporto con il donatore.

7.3 Sicurezza e protezione dei dati: I registri saranno conservati in modo sicuro per proteggere la riservatezza e l’integrità dei dati. Adotteremo misure adeguate per prevenire l’accesso non autorizzato, la perdita o la distruzione accidentale dei registri.

7.4 Conformità con le leggi sulla privacy: Tutte le pratiche di conservazione dei registri rispetteranno le leggi sulla privacy e sulla protezione dei dati, assicurando che le informazioni personali siano trattate in modo appropriato e utilizzate esclusivamente per scopi legittimi.

7.5 Accesso ai registri: L’accesso ai registri sarà limitato al personale autorizzato. Le richieste di accesso ai registri da parte di autorità esterne, come le forze dell’ordine o i regolatori, saranno gestite in conformità con le procedure legali appropriate.

7.6 Revisione dei registri: Periodicamente, i registri saranno sottoposti a revisione interna per garantire la loro accuratezza, completezza e conformità con le procedure stabilite.

7.7 Eliminazione dei Dati: Al termine del periodo di conservazione, i dati personali saranno eliminati o distrutti in modo sicuro, in conformità con le leggi sulla protezione dei dati e le migliori pratiche.